IMPLEMENTAÇÃO WORKFLOW

APRESENTAÇÃO
A gestão de Recursos Humanos das empresas não está restrita aos controles legais, precisa de informações rápidas, confiáveis e objetivas que permitam ao gestor a obtenção de informações para desenvolvimento e manutenção do quadro de colaboradores.
Integração contábil, provisão de 13º e férias, CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte), Informe de Rendimentos e PIS - Empresa são apenas alguns dos requisitos legais necessários à gestão de RH.
Usuário do Sistema Folha de Pagamento da Lume Tecnologia desde agosto de 1989, a Paraná Equipamentos S/A precisava padronizar alguns procedimentos administrativos que envolviam seu RH e não hesitou em chamar a Lume Tecnologia para esta tarefa.

O PROBLEMA
Os processos administrativos que envolvem o RH são sempre muito delicados, pois lida-se diretamente com as pessoas, seus salários, suas férias, promoções, abonos, transferências, demissões e contratações. Além de requererem uma boa quantidade de papéis (formulários) circulando entre diretores e gerentes que devem analisar e aprovar solicitações. Todos os participantes desses processos devem estar comprometidos para que os mesmos possam fluir com eficácia e exatidão sem pontos de interrupção e com flexibilidade operacional.
É sem dúvida um desafio, principalmente tratando-se de uma empresa com mais de 350 funcionários e cuja gestão de RH envolve uma grande responsabilidade.

SITUAÇÃO ENCONTRADA NO CLIENTE
Na administração contemporânea o controle de processos passou a ser um importante aliado do gestor ao permitir acompanhar e monitorar atividades que tenham tempo determinado ou que dependam de aprovações em diferentes níveis de alçada.
Se o diretor que aprova a concessão de benefícios está em viagem por vários dias, por exemplo, isso pode ocasionar demoras desnecessárias na conclusão de processos, que de outra forma poderiam ser concluídos em um ou dois dias.
Por outro lado o controle de processos envolve comunicações múltiplas entre o solicitante, o RH, e o gerente ou diretor que aprova a solicitação, provocando um aumento nos recursos despendidos que tornam o processo como um todo muito burocrático, podendo gerar pontos de interrupção que levam o processo a se alongar mais do que necessário, onerando a empresa.

SOLUÇÃO APRESENTADA
Apesar de o Sistema de Folha de Pagamento da Lume Tecnologia prover todas as necessidades operacionais do RH da Paraná Equipamentos S/A, o controle de processos de fluxo de trabalho (workflow) não era objetivo, apesar de todos os dados necessários a eles estarem disponíveis.
A solução apresentada pela Lume Tecnologia foi o desenvolvimento de workflow utilizando a tecnologia Lotus Notes / Domino R5. Com ela foi possível criar eletronicamente todo o fluxo de trabalho a partir da obtenção de dados diretamente do sistema de Folha de Pagamento, permitindo normalizar processos como Alteração Funcional, Alteração Salarial, Requisição de Pessoal, Solicitação de Férias, Rescisão e Aplicação de Sanções Disciplinares de forma ágil mesmo que o diretor ou gerente responsável pela aprovação estivesse fora da empresa, uma vez que o acesso pode ser feito de qualquer computador ligado à Internet.
Além de guiar os procedimentos necessários a cada processo, o workflow em Lotus mantém o histórico e controla os tempos de cada etapa, evitando que os responsáveis der cada uma gerem pontos de interrupção por esquecimento, por exemplo.

RESULTADOS OBTIDOS
A otimização dos processos e a quebra dos pontos de interrupção permite agora que o RH da Paraná Equipamentos faça a gestão dos colaboradores com muito mais rapidez e sem gerar pilhas de papéis, uma vez o que os processos são mantidos eletronicamente, disponibilizando todos os dados necessários.
Outro valor importante agregado ao controle de processos do RH da Paraná Equipamentos S/A é que toda solicitação via workflow permite ao solicitante executar o follow-up do processo acompanhando exatamente em que ponto o mesmo se encontra.

 

"A otimização dos processos e a quebra dos pontos de interrupção permitem agora, que o RH da Paraná Equipamentos faça a gestão dos colaboradores com muito mais rapidez e sem gerar pilhas de papéis..."